PARTICULARIDADES DA COMUNICAÇÃO DAS SÉRIES DE AUTOFATURAÇÃO
Nesta edição de “O contribuinte e o fisco” falo das particularidades da comunicação das séries de autofaturação.
O n.º 11 do artigo 36.º do Código do IVA prevê a possibilidade de o adquirente dos bens ou dos serviços proceder à elaboração de faturas, para o que devem ser respeitadas as seguintes condições:
a) A existência de um acordo prévio, na forma escrita, entre o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços e o adquirente ou destinatário dos mesmos
b) O adquirente provar que o transmitente dos bens ou prestador dos serviços tomou conhecimento da emissão da fatura e aceitou o seu conteúdo;
c) Conter a menção 'autofaturação'.
Por seu lado, o n.º 15 do artigo 29.º do mesmo Código impõe que os sujeitos passivos adquirentes de bens e serviços do sector de desperdícios, resíduos e sucatas recicláveis, e os sujeitos passivos adquirentes de cortiça, madeira, pinhas e pinhões com casca, são obrigados a emitir uma fatura por cada aquisição daqueles bens ou serviços sempre que o respetivo transmitente ou prestador não seja um sujeito passivo ou se encontre sujeito a IVA pela prática de uma só operação tributável. Sendo que, nestes casos de aquisições a particulares não coletados, não se aplicam os condicionalismos previstos no n.º 11 do artigo 36.º
É neste contexto que, tal como explicámos na edição anterior, duas das opções existentes na funcionalidade de comunicação à Autoridade Tributária das séries de documentos fiscalmente relevantes são destinadas à comunicação de séries de autofaturação com acordo e à comunicação de séries de autofaturação sem acordo.
COMUNICAÇÃO DE SÉRIES DE AUTOFATURAÇÃO COM ACORDO
Na área de comunicação de séries de autofaturação com acordo pode registar, consultar, anular e finalizar séries de autofaturação com acordo em nome do seu fornecedor nacional ou estrangeiro e/ou séries para serem utilizadas por um adquirente estrangeiro. Pode igualmente registar, consultar, alterar ou finalizar o acordo prévio de autofaturação estabelecido entre si e o adquirente nacional.
Importa então clarificar que os documentos de autofaturação emitidos nesta modalidade devem cumprir os requisitos definidos para o tipo de documento em causa, nomeadamente, devem ser datados e numerados sequencialmente. Para efeitos do cumprimento do requisito da emissão sequencial da faturação, o adquirente deve distinguir as séries utilizadas na emissão de faturas elaboradas ao abrigo do procedimento de autofaturação de quaisquer outras que utilize.
Para possibilitar a comunicação das séries por parte do adquirente, em primeiro lugar o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços deve proceder ao registo da existência de acordo de autofaturação na opção de ‘comunicação de séries de autofaturação com acordo’. No registo do acordo prévio de autofaturação, o transmitente dos bens ou prestador dos serviços indica o NIF do adquirente, a data de início da autorização, e autoriza o adquirente a comunicar séries em seu nome.
A “data de início de autorização” não é necessariamente a data em que o acordo foi celebrado, mas a data após a qual podem ser comunicadas as séries pelo adquirente no âmbito do acordo.
Posteriormente, o adquirente pode comunicar as séries e obter os respetivos códigos de validação a utilizar no processamento de documentos de faturação no âmbito do acordo de autofaturação.
Devem ser utilizadas séries distintas para cada acordo existente, ou seja, o adquirente deve efetuar comunicações distintas por cada sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços com quem tenha acordo de autofaturação, obtendo os respetivos códigos de validação, de modo a que constem códigos únicos de documento (ATCUD) diferenciados nos documentos de faturação.
COMUNICAÇÃO DE SÉRIES DE AUTOFATURAÇÃO SEM ACORDO
Na área de comunicação de séries de autofaturação sem acordo pode comunicar as séries de autofaturação sem acordo, indicando as séries que irá utilizar para emitir faturas em nome dos seus fornecedores conforme enquadramento a que se destina. Aplica-se apenas ao sector de desperdícios, resíduos e sucatas recicláveis, assim como a adquirentes de cortiça, madeira, pinhas e pinhões de casca, quando as aquisições são feitas a pessoas singulares não coletadas.
São as situações já referidas enquadradas no n.º 15 do artigo 29.º do Código do IVA, quando o transmitente ou prestador não é sujeito passivo ou se encontre sujeito a IVA pela prática de uma só operação tributável, ou seja, o chamado ato isolado.
Trata-se de uma situação de exceção em que a obrigação de emissão recai sobre o adquirente, e a comunicação das séries para obtenção do respetivo código de validação deverá ser efetuada também pelo emitente, o cliente.
Os documentos devem ser emitidos de forma sequencial dentro da mesma série, mesmo que relativos a operações com diferentes fornecedores. Na comunicação da série, deve é ser indicado se a mesma respeita a autofaturtação do sector de desperdícios, resíduos e sucatas recicláveis ou autofaturação de aquisição de cortiça, madeira, pinhas e pinhões de casca.
O sujeito passivo adquirente deve comunicar as séries que utiliza para a emissão de autofaturas, que terão que ser distintas das que utiliza no âmbito da normal faturação das suas vendas e prestações de serviços.
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ATCUD OBRIGATÓRIO NOS DOCUMENTOS EMITIDOS A PARTIR DE 1 DE JANEIRO DE 2023
– Esclarecimentos adicionais sobre a comunicação das séries de faturação à AT
Nesta edição de “O contribuinte e o fisco” falo novamente da comunicação das séries de faturação à Autoridade Tributária (AT).
Na edição anterior esclarecemos que todos os sujeitos passivos emitentes de documentos fiscalmente relevantes estão obrigados a comunicar as séries de faturação para todos os documentos que emitam, qualquer que seja o meio de processamento em que esses documentos são gerados: programa de faturação certificado; qualquer outro meio eletrónico, nomeadamente máquina registadora, terminal eletrónico ou balança eletrónica; e documentos pré-impressos em tipografia autorizada, nas situações em que é possível utilizá-los.
Para cada série de documentos comunicada é devolvido um código de validação que, a partir de 1 de janeiro de 2023, deve obrigatoriamente integrar o código único de documento (o designado ATCUD).
O Decreto-Lei n.º 28/2019 determina que o código único de documento (ATCUD) deve constar em todos os documentos fiscalmente relevantes emitidos, independentemente da sua designação, tais como faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas, notas de débito e de crédito, e outros que sejam suscetíveis de apresentação ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, nos quais se incluem as notas de encomenda, orçamentos, faturas proforma, consultas de mesa e folhas de obra.
Ao entrar nesta funcionalidade, o operador económico encontra três opções, que deve utilizar em função da sua responsabilidade em relação à comunicação:
– Comunicar as minhas séries
Nesta área pode registar as séries para obtenção do código de validação, com exceção das séries de autofaturação e séries para documentos pré-impressos em Tipografia. Pode também consultar, anular, finalizar ou repudiar séries.
– Comunicação de séries de autofaturação com acordo
Nesta área pode registar, consultar, anular e finalizar séries de autofaturação com acordo em nome do seu fornecedor nacional ou estrangeiro e/ou séries para serem utilizadas por um adquirente estrangeiro. Pode igualmente registar, consultar, alterar ou finalizar o acordo prévio de autofaturação estabelecido entre si e o adquirente nacional.
– Comunicação de séries de autofaturação sem acordo
Nesta área pode comunicar as séries de autofaturação sem acordo, indicando as séries que irá utilizar para emitir faturas em nome do seu fornecedor de acordo com enquadramento a que se destina. Aplica-se apenas ao sector de desperdícios, resíduos e sucatas recicláveis, assim como a adquirentes de cortiça, madeira, pinhas e pinhões de casca.
Contudo, a AT disponibiliza dois mecanismos distintos para a comunicação das séries e obtenção do respetivo código de validação: de forma manual via Portal das Finanças ou automaticamente a partir do programa de faturação com a utilização de webservice.
Se a opção for obter os códigos de validação através do Portal das Finanças, posteriormente, o código de validação da série, para o tipo de documento a que diz respeito, deve ser associado à respetiva série, colocando-se em campo próprio de configuração da série no programa ou outro meio eletrónico utilizado.
O meio de processamento utilizado só pode permitir processar documentos numa série após a associação do respetivo código de validação.
Contudo, para evitar erros de leitura e escrita dos códigos de validação, como forma de automatizar e simplificar todo este processo, garantindo a fiabilidade e segurança dos elementos comunicados e a correta criação do ATCUD, recomenda-se que se utilize a funcionalidade de comunicação via webservice disponibilizada pelos programas de faturação.
Em qualquer um destes procedimentos, assume particular importância o apoio técnico do fornecedor do programa de faturação.
E quem emite documentos pré-impressos em tipografia autorizada, como pode obter o código de validação da série que compõe o ATCUD?
Nestes casos, deve requisitar à tipografia autorizada contratada a elaboração dos documentos indicando a informação usual, nomeadamente, identificando a série que pretende usar, assim como o número do primeiro documento e a quantidade de documentos a imprimir, ou em alternativa à quantidade, o número do último documento a imprimir. Será a tipografia autorizada que comunicará, através do Portal das Finanças, a série e a numeração dos documentos para obtenção do código de validação de série a constar no ATCUD a incluir na impressão dos referidos documentos.
Atenção que os documentos pré-impressos adquiridos em tipografia autorizada sem o código único de documento (ATCUD) só podem ser utilizados até ao dia 31 de dezembro de 2022.
Relembra-se que, nos documentos emitidos no Portal das Finanças, a comunicação será automática, sendo atribuído o código de validação da série e incluído o respetivo código único do documento (ATCUD), automaticamente na emissão.
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COMUNICAÇÃO DAS SÉRIES DE FATURAÇÃO À AT É OBRIGATÓRIA
– ATCUD deve constar em todos os documentos emitidos a partir de 1 de janeiro de 2023
Nesta edição de “O contribuinte e o fisco” falo da comunicação das séries de faturação à Autoridade Tributária (AT).
Todos os sujeitos passivos emitentes de documentos fiscalmente relevantes estão obrigados a comunicar as séries de faturação. Estão obrigados a esta comunicação:
– Os sujeitos passivos de IVA, que procedem à emissão dos documentos de faturação por programa informático ou outro meio eletrónico;
– No caso de faturas manuais em impressos de tipografia autorizada, a comunicação cabe à tipografia;
– No caso de autofaturação, é o adquirente que efetua essa comunicação.
Em qualquer fatura, e restantes documentos fiscalmente relevantes, que sejam emitidos a partir de 1 de janeiro de 2023 deve constar um código único de documento (o designado ATCUD), e nesta obrigação estão incluídas as faturas manuais.
Nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código único de documento (ATCUD) aposto, no momento da emissão do documento, pelo programa informático ou outro meio eletrónico, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas. Em documentos pré-impressos em tipografia autorizada, deve estar impresso pela tipografia autorizada.
O Decreto-Lei n.º 28/2019 determina que o código único de documento (ATCUD) deve constar em todos os documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis de apresentação ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, nos quais se incluem as notas de encomenda, orçamentos, faturas proforma, consultas de mesa, folhas de obra.
Desta forma, não está excluído nenhum tipo de documento, devendo ser comunicadas todas as séries documentais por tipo de documento fiscalmente relevante em uso. Pelo que terão que ser solicitados códigos de validação distintos, de modo a gerar sempre códigos únicos de documento (ATCUD) distintos.
O código único de documento (ATCUD) é um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada. O ATCUD, conforme definido no artigo 3.º da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, resulta da ligação do código de validação atribuído à série com o número sequencial do documento dentro dessa série.
Assim, cada emitente deverá comunicar, por cada tipo de documento e meio de processamento, as séries que pretende utilizar, de modo a obter um código de validação com o qual irá ser composto o respetivo ATCUD.
Por exemplo, se comunicar uma série para utilizar num programa de faturação na emissão de Faturas Simplificadas irá receber um código de validação. Caso pretenda utilizar uma série para a emissão de Notas de Crédito, terá que efetuar a comunicação desta série para este tipo de documento, ao qual será atribuído um código de validação da série distinto.
A série deve ser comunicada para obtenção do respetivo código de validação antes do início de utilização da série. A AT disponibilizará o código de validação da série logo após a comunicação da respetiva série. Independentemente do meio de processamento utilizado, o código de validação tem de ser associado à respetiva série antes da emissão de documentos.
Sendo obrigatório que os documentos de faturação e outros documentos fiscalmente relevantes tenham o ATCUD e as séries comunicadas a partir de 1 de janeiro de 2023, neste momento o sujeito passivo pode já efetuar a comunicação das séries a utilizar em 2023, sejam séries atualmente em utilização e que pretende manter no próximo ano, ou novas séries específicas para serem utilizadas em 2023.
Nos documentos emitidos no Portal das Finanças a comunicação será automática, sendo atribuído o código de validação da série e incluído o respetivo código único do documento (ATCUD).
Para ajudar a clarificar melhor as diferentes particularidades relacionadas com a comunicação das séries de faturação, voltaremos ao tema nas próximas edições.
Acompanhe-nos para mais dicas fiscais.
Fique bem e até para a semana.
Paulo Marques 2022.11.11
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